Fælleshuset har 233 boligenheder som medlemmer. Medlemmerne er ejerne eller lejerne af boligenhederne i grundejerforeningen Østerhøj Syd, undtaget seniorbofællesskabet Jægerbo. Det er kun fælleshusets medlemmer over 18 år, der ikke er i restance eller har karantæne, som kan leje fælleshuset. En lejeaftale kan ikke overdrages til et andet medlem eller videregives til eksterne personer. Lejeren skal deltage under hele arrangementet og står med det fulde ansvar for lokaler og inventar.

Arbejdsopgaven – udlejer af fælleshuset er et frivillig ulønnet arbejde, der udføres for grundejerforeningen – hvis der på et tidspunkt ikke er en udlejer og det ikke lykkes at finde en ny, så vil reservationen af fælleshuset blive annulleret og det indbetalte beløb returneret.

Fælleshuset kan lejes til følgende typer arrangementer.

Lille arrangement – 500 kr.
Lejemålet gælder 6 timer.
Dette gælder ikke fredag eftermiddag og aften, hele lørdagen, søndag formiddag og dagen før en helligdag, hvis der er mere end 14 dage til arrangementet.

Stort arrangement 1.900 kr *.
Lejemålet gælder 24 timer, fra kl. 10.00 den dag man lejer huset til kl. 10.00 den efterfølgende dag.

Dobbelt arrangement 3.400 kr. */** 
Lejemålet gælder 48 timer, fra kl. 10:00 den første dag man lejer huset til kl 10:00 to dage efter. F.eks. fredag kl 10.00 til søndag kl. 10.00 Særligt for juleaften og nytårsaften gælder der dobbelttakst for et stort og et dobbelt arrangement. Prisen bliver dermed 3.800,00 kr. for et stort arrangement og 6.800,00 kr. for et dobbelt arrangement.

Fælleshuset kan ikke lejes på følgende dage:
Fastelavnssøndag
Grundejerforeningens generalforsamling efter kl. 16.00

* Et andet start tidspunkt, for et stort eller dobbelt arrangement, kan aftales med udlejer op til 14 dage før arrangementet, såfremt der ikke er en anden lejeaftale. ønskes der yderligere tid til et stort eller dobbelt arrangement, kan disse kombineres med et lille arrangement.
** Der kan kun bookes dobbelt arrangement, såfremt der 1 år før ikke er indgivet andre lejeønsker i samme periode. Alternativt skal lejeren booke to enkelt arrangementer, og deltage i begge lodtrækninger på lige fod med de andre lejere i perioden.

Fælleshuset kan reserveres et år i forvejen på dagen. Kalenderen for reservationer føres dermed 1 år fortløbende. Reservation og leje vil ske i den rækkefølge som henvendelserne/indbetalingerne modtages.

Eventuelle flere sammenfaldende datoønsker, som indkommer samme dag, vil blive afgjort ved lodtrækning. Fælleshusmedlemmer med sammenfaldende datoønsker, kontaktes af udlejer for at aftale et tidspunkt for lodtrækningen. Lodtrækningen vil senest finde sted inden for 5 hverdage, efter reservationerne er modtaget. Der kan udstedes en fuldmagt til et andet fælleshusmedlem, for at overvære lodtrækningen, såfremt man ikke selv kan være tilstede. Vinderen af lodtrækningen overgår til en gældende reservation, tabernes reservationer annulleres.

Ved reservation check venligst fælleshus kalenderen for ledige datoer, derefter udfyldes alle felter i nedenstående skemaer og sendes pr. e-mail faelleshus@oesterhoej-syd.dk til udlejer.

Hent skema som Word-dokument (Højreklik og vælg gem som) – word 97-2003

Hent skema som Word-dokument (Højreklik og vælg gem som) – word 2007-365

Ved løbende reservationer forstås en reservation der gentages flere gange på samme ugedag og tidspunkt. Såfremt lejer ønsker en løbende reservation kan det kun ske på hverdage (mandag til torsdag). En løbende reservation kan kun foretages for maksimalt 3 måneder af gangen. For at holde fælleshuset tilgængeligt for alle fælleshusmedlemmer, kan grundejerforeningens bestyrelse afvise et ønske om løbende reservation.

For løbende reservationer gælder samme regler som beskrevet under punkterne ”Reservationer” og ”Aflysning”

Når udlejer har fundet lejer, efter eventuel lodtrækning, sendes der en indbetalingsskrivelse, med instruktioner for indbetalingen. Såfremt lejeafgift ikke er indbetalt indenfor 5 hverdage fra afsendelsen af indbetalingsskrivelsen, bortfalder reservationen.

Når udlejer har konstateret at pengene for et reserveret arrangement, er indbetalt på bankkontoen, offentliggøres arrangementet i fælleshus kalenderen og der sendes en reservations bekræftelse til lejer.

Inden arrangementet starter skal lejekontrakten underskrives. Underskrivningen sker efter aftale med udlejer, senest en uge før arrangementet. Aftale kan ske pr. e-mail faelleshus@oesterhoej-syd.dk eller ved skriftlig henvendelse til udlejer.

Aflysning af et arrangement kan ske pr. e-mail faelleshus@oesterhoej-syd.dk eller ved skriftlig henvendelse til udlejer, med angivelse af reserveret dato, navn og arrangement nummer. Aflysning pr. e-mail kan kun ske fra samme afsender der står på reservationsbekræftelsen Ulejer fremsender herefter bekræftelse på aflysningen og datoen frigives i fælleshus kalenderen.

Kommer aflysningen senest 1 måned før reservationsdatoen, refunderes indbetalt lejeafgiften fratrukket 100,00 Kr. i gebyr. Ved aflysning senere end 1 måned før reservationsdatoen, refunderes 75% af indbetalt lejeafgiften.